Prozesskennzahlen Verwaltung

Verwaltungsprozesse messbar verbessern.

Wo entstehen Wartezeiten? Welche Schritte verursachen besonders viel Aufwand? Wo führen Rückfragen zu Nacharbeit? OpenBetrieb verbindet Prozessanalyse, Kennzahlen und digitale Umsetzung.

Pilotprozess besprechen Kennzahlen ansehen

Klare Abgrenzung

Im Mittelpunkt stehen Prozesse und Organisationseinheiten.

Die Kennzahlen sind kein Instrument zur Bewertung einzelner Mitarbeitender. Sie sollen Engpässe, Wartezeiten, Rückfragen und Medienbrüche in Abläufen sichtbar machen.

Wenige Kennzahlen, die eine Verwaltung wirklich nutzen kann

Öffentlich reicht die Art der Kennzahl. Konkrete Berechnungslogik, Gewichtung und technische Details bleiben im Projektkontext.

Durchlaufzeit

Zeit vom Eingang bis zum Abschluss oder bis zur nächsten belastbaren Entscheidung.

Bearbeitungsaufwand

Aktive Arbeitszeit, manuelle Schritte und wiederkehrende Tätigkeiten im Vorgang.

Nacharbeit

Rückfragen, Korrekturen, fehlende Unterlagen und erneute Bearbeitungsschleifen.

Qualität

Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und fachliche Prüfbarkeit des Ergebnisses.

12-Wochen-Pilot

Ein Prozess. Ein Pilot. Messbare Ergebnisse.

Für den Einstieg wird ein klar abgegrenzter Verwaltungsprozess ausgewählt. Gemeinsam erfassen wir den Ausgangszustand, definieren geeignete Kennzahlen und prüfen einen Verbesserungsansatz im realen Ablauf.

  1. Verstehen

    Prozess, Datenquellen und Ausgangslage werden aufgenommen.

    Ergebnis: IST-Bild klar

  2. Messen

    Wenige aussagekräftige Prozesskennzahlen werden definiert.

    Ergebnis: Messpunkte festgelegt

  3. Verbessern

    SOLL-Prozess und geeignete Automatisierung werden zugeschnitten.

    Ergebnis: Pilotablauf bereit

  4. Nachweisen

    Vorher/Nachher-Vergleich und Handlungsempfehlungen werden dokumentiert.

    Ergebnis: Wirkung nachvollziehbar

Öffentlich zeigen

  • Arten der Kennzahlen und Beispielprozess
  • Vorher/Nachher-Prinzip und Pilotablauf
  • Datenschutzprinzip und Abgrenzung Prozess statt Person

Im Projekt klären

  • konkrete Berechnungslogik und Gewichtung
  • Datenmodell, technische Architektur und Schnittstellen
  • Rollen, Freigaben, Datenschutzanforderungen und Auswertungstiefe

Drei Ebenen

Verstehen, verbessern, messen.

  1. Prozess-Check

    Zuständigkeiten, Eingänge, Medienbrüche und Ausnahmen aufnehmen.

    Ergebnis: Ausgangslage sichtbar

  2. Prozessoptimierung

    SOLL-Prozess, Automatisierung und digitale Unterstützung entwickeln.

    Ergebnis: Verbesserung zugeschnitten

  3. Prozesskennzahlen

    Wirkung nachvollziehbar vergleichen und weitere Schritte ableiten.

    Ergebnis: nächste Entscheidung klar

Pilotprozess besprechen

Hilfreich sind Organisation, Funktion, der zu verbessernde Prozess, ungefähre Fallhäufigkeit und der wichtigste Engpass: Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit, Rückfragen, Medienbrüche, Transparenz oder manueller Aufwand.

Beschaffungstauglich dokumentiert: Leistungsbeschreibung, Datenschutzanforderungen, Projektziele, Zeitraum und erwartete Ergebnisse werden nachvollziehbar beschrieben.