Die digitale Bürokraft fürs Handwerk

Aus Kundenanfragen werden vorbereitete Angebote.

„Wohnzimmer streichen, kleine Risse.“ OpenBetrieb sammelt Kundenangaben, bereitet Rückfragen und Angebotspositionen vor. Du prüfst und gibst frei.

Ablauf besprechen Beispiel ansehen

Für Malerbetriebe und Gerüstbau · Formular und Telefon beschrieben, WhatsApp im passenden Pilotumfang prüfen

OpenBetrieb-Produktansicht am Desktop: Aktuelles mit Anfragen per Formular, WhatsApp und Telefon sowie dem Tab Archiviert. WhatsApp-Verfügbarkeit im Pilot prüfen.
OpenBetrieb auf dem Tablet: die Fallakte zum Wohnzimmer mit Kundenangaben und vorbereiteter Rückfrage.
Dieselben Anfragen unterwegs auf dem Handy in Aktuelles.
Produktansicht · Formular und Telefon beschrieben; WhatsApp im passenden Pilotumfang prüfen
So wird aus einer Anfrage ein vorbereitetes Angebot

Problem im Alltag

Büroarbeit bleibt nicht mehr liegen.

Kunden melden sich per E-Mail oder Website, je nach Betrieb zusätzlich telefonisch. Oft fehlen Adresse, Fläche, Terminwunsch oder Fotos. Genau dort verliert ein Betrieb Zeit, bevor überhaupt ein Angebot entsteht.

Kundenanfragen sauber bearbeiten

Anfragen in mehreren Kanälen

E-Mail, Website, Fotos und Notizen landen selten direkt an einem Ort. Telefon kommt bei Bedarf als eigener Eingangskanal dazu.

Fehlende Angaben bremsen

Für ein Angebot braucht es Kontext. Wenn der fehlt, wird aus einer Anfrage schnell ein offener Zettel im Kopf.

Angebote am Feierabend

Wenn tagsüber nichts vorbereitet wurde, beginnt die Büroarbeit genau dann, wenn der Arbeitstag eigentlich vorbei ist.

Nachfassen wird vergessen

Offene Angebote brauchen Überblick. Ohne klare Liste geht Fortführung im Tagesgeschäft unter.

Ein Beispiel aus dem Betriebsalltag

Von der Kundenanfrage zum nächsten Schritt.

Am Beispiel eines Wohnzimmers: So versteht OpenBetrieb das Vorhaben, fragt nach fehlenden Angaben und bereitet Positionen vor. Du prüfst und gibst frei.

So arbeitet OpenBetrieb

Versteht das Vorhaben. Fragt passend nach.

Deine Kunden beschreiben ihr Vorhaben in eigenen Worten.

  • „Wohnzimmer streichen, kleine Risse“ – OpenBetrieb ordnet die Anfrage ein.
  • Weil Risse erwähnt werden, fragt das Formular nach Fotos der Wand.
  • Du bekommst die Angaben für die Vorbereitung. Den Untergrund beurteilst du.
Ein Beispiel, drei Schritte: 30 m² Wohnzimmerwand · weiß · Oktober. Du behältst die fachliche Entscheidung.
Beispielseite Malermusterbetrieb mit eingebettetem intelligentem Anfrageformular: 30 m² Wandfläche, weiß, Oktober. Das Formular bittet um Kontaktdaten und Fotos der Risse.

Malermusterbetrieb · Beispiel einer Website mit eingebettetem Anfrageformular

Büro-Check

Wo verliert dein Betrieb gerade Bürozeit?

Beantworte wenige Fragen zu Kundenanfragen, Angebotsvorbereitung, Nachfassen und Telefon. Der Büro-Check zeigt deinen größten Engpass, den erfassten Aufwand pro Monat und einen sinnvollen ersten Startpunkt.

Meinen Büro-Engpass finden

Nur auf Basis deiner Angaben, ohne pauschale Einsparversprechen.

Welche Büroarbeit lässt sich vorbereiten? →

Beispiel-Auswertung

Größter Büro-Engpass

Unvollständige Kundenanfragen

Bei vielen Anfragen fehlen Maße, Fotos, Einsatzort oder Terminwunsch. Dadurch entstehen Rückfragen und Angebotsarbeit am Feierabend.

Erfasster Aufwand z. B. 6,2 Std./Monat
Gut vorbereitbar Fehlende Angaben und Rückfragen
Empfohlener Start Anfrage → Rückfrage → Angebotsentwurf

OpenBetrieb bereitet vor. Preise, Leistung und Freigabe bleiben bei dir.

Warum jetzt?

Digitalisierung darf keinen zweiten Prozess erzeugen.

Kleine Betriebe brauchen keine weitere Ablage neben dem Alltag. Entscheidend ist, dass aus E-Mail, Website, Fotos, optional Telefon und Dokumenten ein prüfbarer Vorgang wird.

KfW Research

8,1 %

So hoch ist laut KfW der durchschnittliche Anteil der Arbeitszeit, den mittelständische Unternehmen im Bau für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben verwenden.

Quelle: KfW Research, 2025

ZDH-Umfrage

Doppelprozesse

Der ZDH beschreibt, dass viele Handwerksbetriebe bei der E-Rechnung parallel mit digitalen und klassischen Formaten arbeiten und dadurch Mehraufwand erleben.

Quelle: ZDH, 2026

KfW Research

KI im Alltag

KI ist im Mittelstand angekommen. Entscheidend ist deshalb nicht die Blackbox, sondern ein transparenter Ablauf mit menschlicher Freigabe.

Quelle: KfW Research, 2026

Vom Kundenwunsch zum geprüften Entwurf.

Angaben suchen, Fotos zuordnen, Rückfragen formulieren: OpenBetrieb bereitet die Schritte vor dem Angebot vor. So startest du mit einem Arbeitsstand und prüfst, was noch fehlt.

  1. Vorhaben beschreiben

    Der Kunde startet auf deiner Website mit einer kurzen Beschreibung des Auftrags.

    Ergebnis: Anliegen erfasst

  2. Formular vervollständigen

    Das Anfrageformular schlägt passende Detailfelder und Unterlagen vor; der Kunde prüft, korrigiert und sendet.

    Ergebnis: Angaben geprüft

  3. Vorgang vorbereiten

    Angaben, Unterlagen, Vorschläge und offene Punkte werden für die Büroarbeit zusammengeführt.

    Ergebnis: Arbeitsstand sichtbar

  4. Du entscheidest

    Du wählst Kundenrückfrage, interne Klärung oder die fachliche Prüfung und Freigabe des Entwurfs.

    Ergebnis: Nächster Schritt klar

OpenBetrieb bereitet vor. Entscheidung und Versand bleiben bei dir.

Ablauf besprechen Beispiel ansehen

Optionale Zusatzmodule

Weitere Eingangskanäle, wenn dein Alltag sie braucht.

OpenBetrieb Basis bleibt enthalten. OpenBetrieb Telefon erweitert dieselbe Betriebsakte um Anrufe, wenn Kunden dich darüber erreichen.

OpenBetrieb Telefon für Erreichbarkeit per Rufnummer

Eigene lokale Rufnummer für deinen Betrieb. OpenBetrieb Telefon nimmt Anrufe an, fragt strukturiert nach und legt ein Protokoll zur Prüfung in OpenBetrieb ab.

Stark, wenn Anrufe im Alltag oft durchrutschen - aber kein Pflichtbestandteil der Cloud-Basis.

Telefon-Modul ansehen OpenBetrieb Telefon testen

WhatsApp im Pilot prüfen

Text, Fotos, Dokumente oder Sprachnotizen können im passenden Pilotumfang als Eingangskanal in denselben Vorgang übernommen werden. Verfügbarkeit und Umfang prüfen wir gemeinsam im Pilot und Onboarding.

Verfügbarkeit und Umfang im Pilot klären.

Live testen

Ruf OpenBetrieb Telefon an.

Die Nummer ist bewusst öffentlich: So hörst du direkt, wie OpenBetrieb Telefon ein Gespräch annimmt, Rückfragen stellt und daraus ein verwertbares Protokoll vorbereitet.

+49 2241 3203599 anrufen

1. Anrufen

Sag kurz, welchen Vorgang du testen möchtest.

2. Gespräch führen

OpenBetrieb Telefon fragt strukturiert nach und hält die wichtigsten Punkte fest.

3. Ergebnis sehen

Genau so werden Anrufe später in OpenBetrieb als Vorgang vorbereitet.

Sieh OpenBetrieb in Aktion.

Kurzvideo oder Audio-Demo: Einsammeln, Ordnung und Fertigmachen in einem Ablauf.

Kommunikationscenter in OpenBetrieb
OpenBetrieb auf dem Smartphone

Vom Anruf zur Checkliste

Ein Klick zeigt, wie OpenBetrieb einen Anruf strukturiert, daraus einen Vorgang macht und die nächsten Schritte im Team verteilt.

OpenBetrieb Büro für 158 EUR monatlich

Das Hauptprodukt ist die digitale Bürokraft: OpenBetrieb Basis plus Büro-Modul für Anfrageprüfung, Entwurfsarbeit, Freigabevorbereitung und Nachfassen. Telefon buchst du nur dazu, wenn Anrufe wirklich ein Eingangskanal sind.

Der Start

499 EUR 0 EUR für bestätigte Designpartner im Pilot

Wir machen dein Büro startklar: Eingang, Signatur, Vorlage, Rollen und Messstart.

Einrichtungsbefreiung im betreuten Pilot: du sparst einmalig 499 EUR.

OpenBetrieb Büro

158 EUR / Monat netto

OpenBetrieb Basis + digitale Bürokraft inklusive.

  • Anfragen aus E-Mail und Web werden in Aktuelles sichtbar.
  • Rückfragen oder Angebotsentwürfe werden vorbereitet.
  • Bleibt ein versandtes Angebot ohne Antwort und ist die Nachfassfunktion aktiviert, wird ein Nachfassentwurf zur Prüfung vorbereitet.
  • Preise, Leistung, Empfänger, Anhänge und Versand bleiben unter deiner Freigabe.

Cloud-Basis separat möglich

Wenn du keine digitale Bürokraft brauchst, bleibt OpenBetrieb Basis zu 59 EUR netto monatlich.

Zusätzlicher Bürozugang: 39 EUR / Monat

Für weitere Teammitglieder im Büro oder in der Disposition.

Zubuchbare Erweiterung

OpenBetrieb Telefon

39 EUR / Rufnummer / mtl.

Vorteile anzeigen
  • Eigene lokale Rufnummer inklusive
  • Strukturierte Protokollierung von Anrufen
  • Anrufe werden als prüfbare Vorgänge vorbereitet

Im Pilot prüfen

WhatsApp im Pilotumfang

Preis nach Bedarf

Vorteile anzeigen
  • Text, Fotos, Maße oder Sprachnotizen werden nur übernommen, wenn WhatsApp im passenden Pilotumfang verfügbar ist.
  • Preis und Umfang klären wir gemeinsam im Onboarding.

Mehrverbrauch wird sichtbar; bei dauerhaft hohem Volumen stimmen wir das passende Paket ab.

WhatsApp ist kein pauschal zugesagter Standardkanal: Wir prüfen Verfügbarkeit und Umfang im passenden Pilot gemeinsam mit dem Betrieb. Formular und Telefon bleiben die zuerst beschriebenen Eingangskanäle.

Flexible Erweiterungen

  • Flexibles Guthaben

    Provider- oder Gesprächskosten werden vor Buchung transparent im Angebot festgelegt.

  • Mehr Speicher

    10 GB zusätzlicher Speicher fuer Fotos, PDFs, E-Mail-Anhänge und Dokumente: 10 EUR / Monat.

Deine Beispiel-Kalkulation

OpenBetrieb Basis59 EUR

Digitale Bürokraft99 EUR

Zusätzliche Bürozugänge und Telefon0 EUR

Monatlich gesamt netto158 EUR

Einmaliger Start 499 EUR 0 EUR

Pilot-Einrichtungsbefreiung-499 EUR

Erster Monat gesamt netto158 EUR

Ausgewählt: OpenBetrieb Büro mit Basis und digitaler Bürokraft. Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.

OpenBetrieb macht die Kleinarbeit. Du zahlst nur, was dein Betrieb wirklich braucht.

Recht und Sicherheit für deinen Betrieb

Vertrauen durch klare Verantwortung: AVV, Rollen, Hosting, Datenflüsse und Löschung werden transparent dokumentiert.

  • Sicher

    Hosting in Deutschland/EU und datenschutzorientierter Betrieb.

  • Transparent

    Daten bleiben exportierbar; Wechsel- und Löschprozesse werden transparent beschrieben.

  • Fair

    Keine versteckten Kosten, inklusives Nutzungsvolumen für den Monat.

OB als Symbol für Entlastung im Büroalltag

Volle Kontrolle

OpenBetrieb macht den Entwurf. Die fachliche Hoheit und finale Freigabe bleiben immer bei dir.

Daten-Hoheit

Export, Wechsel und Nachvollziehbarkeit werden transparent beschrieben, damit dein Betrieb handlungsfähig bleibt.

Serverstandort Deutschland/EU

Hosting, Rollen, Rechte und Verarbeitung werden vor dem Start transparent im AVV und Setup geklärt.

Sicherheit für deinen Betrieb

Klare Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Nutzung, Kontrolle, Rechtssicherheit und Daten.

Mehr Tiefe

Der Weg vom Büroproblem zur passenden Lösung.

Wer OpenBetrieb findet, sucht oft nicht zuerst ein Tool. Gesucht wird eine Antwort auf konkrete Bürofragen: Wie werden Anfragen vollständiger, Angebote schneller, Nachfassen verlässlicher und Bürozeit planbarer?

Kundenanfragen im Handwerk bearbeiten

Wenn E-Mail, Website, optionale Telefonprotokolle und Fotos getrennt einlaufen, geht Zeit verloren. Der Ratgeber zeigt, wie aus einer losen Anfrage ein prüfbarer Vorgang mit fehlenden Angaben und nächstem Schritt wird.

Zur Anfrage-Seite

Angebote schneller vorbereiten

Das fertige PDF ist selten der Engpass. Entscheidend ist, ob Kundendaten, Fotos, Leistungen, Preise und Rückfragen früh genug zusammenkommen, damit ein Entwurf prüfbar wird.

Zum Angebotsprozess

Angebotssoftware fürs Handwerk

Wenn nicht das PDF, sondern die unvollständige Anfrage bremst, setzt OpenBetrieb einen Schritt vor klassischer Angebotssoftware an.

Zur Entscheidungshilfe

Angebote nachfassen, ohne zu drängen

Viele Angebote bleiben offen, weil im Betrieb niemand den richtigen Zeitpunkt sieht. OpenBetrieb hält den Status sichtbar und bereitet genau ein freundliches Follow-up zur Prüfung vor.

Nachfass-Ratgeber lesen

Bürokraft, Büroservice oder digitale Bürokraft?

Nicht jede Büroarbeit braucht sofort eine neue Stelle. Der Kostenvergleich hilft, wiederkehrende Bürozeit realistisch gegen Minijob, Teilzeit, Büroservice und OpenBetrieb einzuordnen.

Kosten vergleichen
Welche Büroarbeit lässt sich automatisieren? Wo KI im Handwerk sinnvoll ist Vertrauen, KI und Daten

Das messen wir gemeinsam

OpenBetrieb läuft bereits mit echten Betrieben. In den Branchen-Piloten machen wir daraus belastbare Messdaten: keine pauschale Umsatzwirkung, sondern verifizierte Anfragen, Entwürfe, Freigaben, Follow-ups und Fortführung.

Zeit bis zum Arbeitsstand

Wie lange dauert es vom Eingang der Anfrage bis zu einer prüfbaren Rückfrage oder einem Angebotsentwurf?

Messpunkt: Minuten pro Vorgang

Vollständigkeit der Anfrage

Welche Angaben fehlen wiederholt, wie viele Rückfragen braucht der Betrieb und wann ist genug für ein Angebot vorhanden?

Messpunkt: Rückfragen und fehlende Angaben

Angebote und Follow-ups

Wie viele Anfragen werden zu Angeboten, wie viele Angebote gehen wirklich raus und wie oft hilft ein sauberes Nachfassen?

Messpunkt: Angebote, Follow-ups, Fortführung

Schneller Wechsel ohne Betriebschaos

Du bekommst nicht nur Software, sondern einen klaren Startablauf mit persönlicher Begleitung.

OB begleitet den schnellen Wechsel

In 14 Tagen startklar

Gemeinsam richten wir den Basis-Workflow fuer Angebote, Rechnungen und Projekte produktiv ein.

Migrationshilfe inklusive

Wir unterstuetzen beim Wechsel aus Word, Excel oder bestehender Software, damit nichts verloren geht.

Persönliche Begleitung

Du hast feste Ansprechpartner statt Hotline-Roulette, besonders in den ersten Wochen.

Kurz gesagt: Erst sauber einrichten, dann im Alltag Zeit sparen, danach nur gezielt erweitern.

Pilotbranchen

Gewerkespezifisch starten: Maler und Gerüstbau.

Wir prüfen den Ablauf gemeinsam an echten Anfragen: Eingang, Büro-Prüfung, Rückfrage oder Angebotsentwurf, Freigabe und genau ein Nachfassen. Vor verifizierten Ergebnissen versprechen wir keine Umsatzwirkung, sondern messen Zeit, Qualität und Fortführung sauber.

OpenBetrieb Büro kostet 158 EUR netto monatlich: Basis plus digitale Bürokraft. Wenn du nur die Cloud-Basis brauchst, ist sie separat für 59 EUR netto monatlich verfügbar. Der Preis gilt ab Pilotstart zwölf Monate.

Die 30-Tage-Nutzengarantie gilt nur für das gebuchte Büro-Modul und erstattet dessen 99-EUR-Anteil, wenn weder 60 Minuten verifizierte Nettozeitersparnis noch ein bestätigtes monetäres Ereignis erreicht werden.

Mit Betrieben bauen - Branchen-Piloten
Malerbetriebe m², Räume, Untergrund, Schäden, Fotos und Zeitraum. Gerüstbau Einsatzbereich, Umfang, Fläche, Dachfang, Standzeit und Zugang. Weitere Branchen Transporte Ladegut, Orte, Etagen, Aufzug, Strecke, Zeitfenster und Zugang.

Ablauf besprechen

Fülle das Formular in unter 2 Minuten aus. Danach melden wir uns mit einem passenden Termin und einem konkreten Ablaufvorschlag; es wird noch nichts gebucht.